Schichten und Arbeiten planen

Schicht oder Arbeit?

Eine Schicht ist ein Zeitfenster, zum Beispiel «Samstag 17:00 bis 20:00». Eine Arbeit ist, was in diesem Zeitfenster zu tun ist, zum Beispiel Grill, Bar, Kasse. Jede Arbeit hat eigene Plätze und ein eigenes Mindestalter. Die Plätze aller Arbeiten zusammen ergeben die Plätze der Schicht.

Brauchst du keine Unterteilung, hat die Schicht einfach eine Arbeit, zum Beispiel «Helfer*in».

Eine neue Schicht

Öffne den Anlass und tippe oben auf Schicht oder im OK-Bereich unter Schichten auf Neue Schicht.

1. Schichttitel, zum Beispiel «Bar & Grill Samstagabend».

2. Auf- oder Abbau ankreuzen, wenn es eine ist. Helfende können dann gezielt danach filtern.

3. Beginn und Ende. Beginnt die Schicht vor der Tageswechsel-Uhrzeit des Anlasses (Vorgabe 04:00, einstellbar unter Einstellungen → Zuständigkeiten), zählt sie im Plan zum Vortag.

4. Mindestalter für die gesamte Schicht: Keins, ab 14, ab 16 oder ab 18. Gilt für alle in der Schicht.

5. Arbeiten in dieser Schicht: Jede Arbeit hat einen Namen, Plätze (1 bis 20) und optional ein eigenes Mindestalter. Bei einem Mindestalter wählst du, ob alle das Alter brauchen oder mind. 1 in Schicht. Siehe Mindestalter.

6. Hinweise / Beschreibung: «Bequeme Schuhe, Schürze wird gestellt».

7. Tippe auf Schicht anlegen.

Arbeiten aus dem Katalog

Oben im Bereich «Arbeiten» stehen unter Katalog-Arbeiten schnell hinzufügen die Arbeiten aus dem Arbeiten-Katalog. Ein Tipp fügt die Arbeit mit Altersgrenze und Beschreibung hinzu. Ist sie schon in der Schicht, gibt es einen Platz mehr.

Schichtserien erstellen (Raster-Planung)

Brauchst du an einem Fest oder einer Chilbi viele Schichten im gleichen Takt (z. B. alle 2 Stunden von 10:00 bis 22:00 Uhr mit jeweils Grill und Bar), musst du sie nicht mühsam einzeln tippen:

Tippe unter Schichten oben auf Serie erstellen.

1. Zeitfenster: Wähle Beginn und Ende des gesamten Zeitraums (z. B. Samstag 10:00 bis 22:00 Uhr).
2. Schichtdauer: Wähle eine Vorgabe wie 1.5 Std., 2 Std., 3 Std. oder gib Minuten frei ein.
3. Schicht-Überlappung für Übergaben: Wähle z. B. 10 oder 15 Minuten, wenn die ablösende Schicht etwas früher beginnen soll, um die Einweisung vor Ort sicherzustellen.
4. Schichttitel & Arbeiten: Gib den Titel an (z. B. «Grillstand Chilbi») und wähle die Arbeiten aus dem Arbeiten-Katalog oder füge sie hinzu (z. B. 2× Grill, 1× Kasse).
5. Live-Vorschau prüfen: Unten siehst du sofort alle berechneten Schichten (z. B. «6 Schichten · 18 Plätze»).
6. Tippe auf Schichten erstellen. Alle Schichten werden in einem Schritt generiert.

Bearbeiten, duplizieren, löschen

Im OK-Bereich unter Schichten hat jede Schicht drei Knöpfe:

• Bearbeiten: alle Angaben ändern. Bestehende Eintragungen bleiben erhalten. Ein Klick neben das Fenster verwirft deine Eingaben nicht versehentlich (Dialog-Schutz).
• Kopieren: legt eine Folgeschicht an. Sie beginnt, wo die alte endet, und dauert gleich lang. Alle Arbeiten und Plätze werden kopiert, die Eintragungen nicht. So baust du einen Abend aus drei gleichen Schichten in Sekunden.
• Löschen: entfernt die Schicht samt allen Eintragungen. Lässt sich nicht rückgängig machen.

Bearbeiten geht auch direkt im Anlass: Schicht antippen, dann Bearbeiten.

Liste und Plan

Unter Schichten wählst du oben die Ansicht:

• Liste: jede Schicht als Karte mit allen Arbeiten und wer eingeteilt ist. Hier teilst du mit Einteilen ein und trägst mit dem Kreuz aus.
• Plan: pro Tag eine Zeitachse. Jede Schicht ist ein Balken: grün heisst voll, farbig teilweise besetzt, gestrichelt noch niemand. So siehst du Lücken und Überschneidungen sofort auf einen Blick. Ein Tipp auf einen Balken öffnet die Schicht.

Filtern kannst du nach Tag, Nur nicht voll, Jugendschutz-Warnung, Nur Auf-/Abbau sowie nach Arbeit und Kategorie. Die Suche findet Schichten, Kategorien, Arbeiten und eingeteilte Personen.

Mehrere Schichten auf einmal ändern

1. Tippe auf Auswählen.

2. Tippe die Schichten an, oder Ganzen Tag wählen beim Tag.

3. Unten erscheint eine Leiste:

   • Verschieben: früher oder später, in Tagen, Stunden und Minuten. Ganze Tage behalten die Uhrzeit, auch über die Zeitumstellung.
   • Plätze: gleiche Anzahl Plätze für alle, nur bei Schichten mit einer Arbeit.
   • Kategorie und Auf-/Abbau setzen.
   • Nachricht an alle, die in diesen Schichten eingetragen sind.
   • Löschen samt Eintragungen.

4. Mit Fertig beendest du die Auswahl.

Verschieben mit Eingetragenen

Wer schon eingetragen ist, bleibt eingetragen und erfährt die neue Zeit nicht automatisch. Schick danach eine Nachricht.

Arbeiten entfernen oder Plätze senken

Senkst du die Plätze einer Arbeit unter die Zahl der Eingetragenen, bleiben alle eingetragen. Entfernst du eine Arbeit ganz, bleiben die Personen in der Schicht, gehören aber zu keiner Arbeit mehr. Prüf danach unter Helfende, wer betroffen ist, und teil neu ein.